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É um grande desafio organizar as finanças da escola, principalmente quando falamos de instituições privadas. Isso exige um equilíbrio de diferentes contas: folha de pagamento, fornecedores, luz, água, telefone, material didático etc.
Sabemos que uma gestão financeira escolar eficiente permite que você, gestor, trabalhe com tranquilidade e mantenha o foco no crescimento ou no investimento em melhorias para a sua escola, seja na infraestrutura, seja na operação.
Mas como se organizar para ter uma previsibilidade de orçamento no fim do mês? O que fazer quando as atividades diárias impedem a criação de um planejamento financeiro estratégico?
Essas e muitas outras perguntas vão ser respondidas ao longo deste artigo. Separamos aqui algumas técnicas e ideias para você organizar as finanças da escola, de acordo com as necessidades do seu dia a dia. Continue a leitura!
Equilibrando as contas: conciliando a gestão financeira escolar com atividades do dia a dia
O diretor de um colégio é muito mais do que apenas um gestor financeiro. Ele é um líder que resolve as necessidades dos três pilares da comunidade escolar: alunos, professores e famílias.
Com tamanha responsabilidade, acabam sobrando poucas oportunidades para pensar na organização das finanças. Então, a fim de resolver esse desafio, primeiro é importante refletir sobre a otimização de tempo. E o que isso significa?
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Organizar os prazos e as tarefas do dia a dia, criando uma rotina
Estipule na sua agenda um horário para analisar os gastos e as necessidades de cada setor. Escolha um momento em que você tem mais tranquilidade durante o expediente.
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Criar um cronograma financeiro e organizar o fluxo de caixa
Faça uma lista para contar gastos básicos (itens essenciais para o funcionamento geral da escola, como água, luz, telefone e internet), custos necessários (salários de professores e demais colaboradores) e imprevistos (despesas esporádicas, que não trazem retorno para a escola).
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Dar um check no que já está feito e no que ainda está em resolução
Além disso, monte uma planilha para anotar os gastos. Isso também contribui para a visualização de todas as entradas e saídas.
Esses passos vão ajudar você a colocar as despesas em ordem, a produzir relatórios eficientes e a ter uma noção maior do orçamento disponível para investimento.
Outra coisa importante é manter todos os recibos e notas fiscais em uma pasta específica, referente àquele ano-calendário. Você pode inserir esses arquivos na própria planilha digital ou em uma pasta de documentos físicos.
Escolas parceiras Conquista têm acesso, na plataforma ConX, a essas e outras ferramentas de organização.
Sistemas de gestão escolar podem deixar a sua organização financeira mais eficiente
Se quiser otimizar ainda mais esses processos, os sistemas de gestão escolar são soluções eficazes. Eles personalizam o atendimento, ajudam a minimizar a burocracia e oferecem relatórios com dados apurados de acordo com a sua necessidade.
“Com um sistema financeiro, é possível visualizar as próprias despesas de forma clara e unificada, a fim de identificar oportunidades e se planejar para o futuro”, afirma Marcelo Brito, responsável financeiro pelas operações de software no Isaac, Activesoft e ClassApp.
Dessa forma, o gestor tem mais tempo para focar outros pontos de contato, como o bem-estar dos alunos e a relação família-escola.
Ainda segundo Marcelo, o sistema de gestão também otimiza a automação de processos: “isso acontece através do lançamento do plano de cobrança integrado ao meio de pagamento (para gerar os boletos automaticamente) e com a sua conciliação após o pagamento”.
Assim, é possível auxiliar na diminuição da inadimplência, já que “a redução é viabilizada pela melhoria dos indicadores, o que permite a gestão e o acompanhamento dos principais casos, bem como a sua capacidade de recuperação após a cobrança feita aos clientes”, comenta o especialista.
Dicas essenciais para diminuir a inadimplência no pagamento de mensalidades
Um dos maiores desafios de gestão é a inadimplência. Na hora de organizar as finanças da escola, a falta de pagamento em dia acaba prejudicando bastante. Se o índice de inadimplência estiver acima de 10%, esse fator já pode ser considerado preocupante.
Como calcular o índice de inadimplência?
O índice de inadimplência pode ser calculado a cada mês, trimestre ou semestre. Tudo depende da periodicidade de pagamento das mensalidades.
Para determinar o percentual de atraso, basta dividir o total das mensalidades pendentes pelo total das mensalidades a receber.
O que fazer em caso de inadimplência?
O respeito, a compreensão e a atenção são habilidades primordiais em situações como essa. Afinal de contas, educação é um direito, e o aluno precisa ser resguardado.
Lembrete importante: nunca realize a cobrança de mensalidade por meio de bilhetes na agenda do estudante. Além de ser arriscado, isso pode causar constrangimentos e até problemas jurídicos.
Existem formas práticas de lidar com atrasos no pagamento. Separamos algumas delas para você levar em consideração:
- Ofereça descontos e bolsas para os alunos que comprovem dificuldades financeiras – mas estipule um número de vagas que não impacte o orçamento do seu colégio.
- Diversifique os métodos e as condições de pagamento: crédito, débito, parcelamento, pix etc.
- Renegocie a dívida com as famílias, sempre pensando em uma opção viável para ambas as partes.
- Organize um canal de comunicação que seja eficiente e acolhedor, e que não cause ruídos entre os pais e a escola. Sistemas de gestão escolar oferecem excelentes mecanismos nesse sentido.
Plataformas e sistemas de gestão financeira escolar eficazes
A Conquista faz parte de um dos maiores grupos educacionais do Brasil. Sendo assim, temos parcerias que podem potencializar o crescimento de sua escola, com soluções pedagógicas inovadoras, estratégicas e focadas em resultado.
Veja alguns tipos de dados relevantes produzidos por nossos parceiros:
- Fluxo de caixa.
- Relatório de inadimplência.
- Relação de títulos de cobrança.
E muito mais!
Conheça dois sistemas de gestão financeira que são parceiros da Conquista e facilitam a vida do gestor na hora de organizar as finanças da escola:
Isaac
É a maior plataforma de solução financeira feita para escolas. Com ela, você conta com visibilidade de caixa e com relatórios de dados precisos, além de um suporte imediato para as famílias realizarem pagamentos de diversas formas.
Activesoft
É um software completo, seguro e integrado para a gestão das escolas. Ele oferece otimização de processos acadêmicos, financeiros e administrativos; redução e controle de inadimplência; segurança de dados, entre vários outros recursos!
Quer entender como aplicar a solução Conquista em sua escola e, assim, garantir acesso a essas plataformas? Fale com um de nossos consultores!
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