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Essa é uma das decisões mais difíceis da gestão escolar: alinhar a expectativa das famílias, os gastos da escola e a saúde financeira da instituição na hora de decidir o reajuste. Mas calma, vamos ajudá-lo a entender cada detalhe do seu orçamento.

Reunimos aqui a resposta para os seus principais questionamentos! Você vai encontrar um passo a passo detalhado para preparar com assertividade o reajuste da sua instituição, então venha com a gente.

Mas, afinal de contas, por onde começar?

Caso você já tenha uma planilha ou costume anotar todas as suas contas em uma agenda, online ou offline, chegou a hora de reunir tudo e analisar esses números. Essas informações compiladas serão necessárias para fazer um panorama completo de tudo o que você gasta.

Além disso, também é importante ter em mente a campanha de matrículas e todos os alunos que já estão garantidos para o próximo ano.

Que tal olhar cada detalhe mais de perto? Com uma ajuda da nossa parceira de gestão escolar, a Arcopay, separamos em tópicos todas as partes dessa organização para você não se perder na hora de planejar o reajuste de mensalidade escolar 2023.

Passo a passo essencial: calculando o reajuste de mensalidade

Primeiro, organize-se: como coordenador, a gente sabe que os dias são corridos, mas faça um esforço e separe um tempo na sua agenda no dia a dia só para analisar os seus resultados e todas as planilhas. Fazendo isso, você começa com o pé direito!

Agora, vamos ao que interessa: o passo para começar a calcular o reajuste de mensalidade escolar.

1)      Faça uma previsão de gastos para o ano que está por vir

A quantia total que sua escola gasta para se manter em funcionamento é a base para calcular o valor da mensalidade.

Analise seus gastos no ano corrente e multiplique-os pelas taxas de reajuste divulgadas pelos seus fornecedores e sindicatos de classe, ou pelo valor da inflação.

Para visualizar melhor os gastos, listamos aqui os principais que você deve acrescentar a esse cálculo:

• Folha de pagamento dos professores e profissionais pedagógicos;
• Folha de pagamento dos demais funcionários;
• Materiais (dos livros didáticos aos itens de limpeza);
• Serviços gerais (água, energia, internet, serviços terceirizados etc.);
• Aluguel do imóvel (se for o caso);
• Encargos e tributos (estaduais, federais e municipais);
• Gastos com infraestrutura, marketing e publicidade.

Fique de olho, principalmente, nas alíquotas dos impostos que incidem sobre a sua escola. Um reajuste ou uma mudança brusca podem impactar e muito a sua instituição.

2)      Calculando o número de alunos previstos para o ano seguinte

Bem, não é possível saber ao certo o número de alunos que vão fechar matrícula para o ano que virá, mas podemos fazer uma estimativa.

Para isso, você levará em conta que o número de alunos de sua instituição em determinado ano letivo é a soma dos estudantes que permanecem de um ano para outro (retidos) e dos novos, isto é, os que ingressaram naquele mesmo ano (captados).

A conta, então, ficará mais ou menos assim:

Alunos retidos + Alunos captados = Total de alunos em determinado ano

A inadimplência, o desempenho pedagógico e a satisfação com a escola impactam a estimativa da taxa de retenção, claro.

Mas não é difícil calcular, basta levar em conta esses três fatores e as estimativas de variação deles. Por exemplo: se a inadimplência tiver uma taxa de 2%, o número de retenção provavelmente será 2% menor.

Essa regra também vale para calcular o índice de alunos que serão captados. Conte a quantidade de estudantes que você conseguiu trazer para a sua escola na última campanha e analise os pontos que podem impactar positiva e negativamente o resultado para o ano seguinte.

Só fique atento: o número total de alunos não pode ultrapassar a capacidade da sua instituição.

3)      Qual será o valor mínimo da minha mensalidade escolar?

Tendo todas as informações anteriores em mente, fica simples calcular isso; basta dividir um valor pelo outro. A operação fica assim:

Gasto total (em R$) ÷ Número previsto de alunos = Valor mínimo por estudante

E se eu quiser dar desconto sobre o valor da mensalidade, posso? Pode, sim, desde que isso esteja bem planejado, uma vez que a quantia média a ser paga não pode ficar abaixo do cálculo, senão você poderá ter prejuízos no futuro.

4)      Margem de lucro à vista!

Estabelecer essa margem é importante para fazer um reajuste adequado de mensalidade escolar. Afinal de contas, como qualquer empreendimento, a sua escola ainda precisa lucrar também. O que calculamos até então foi o valor-base da mensalidade. Agora precisamos acrescentar a taxa de lucro que teremos em cima desse valor.

Para isso, basta definir a porcentagem de lucro que você quer obter e fazer a regra de três. Por exemplo, vamos supor que o valor-base da sua mensalidade seja de R$ 600,00 e que você queira tirar 20% de lucro por mês. Nesse caso, basta fazer:

R$ 600 (valor mínimo) ———— 80%

X (lucro sobre a mensalidade) ———– 100%

O valor total com a margem de lucro já aplicada é de R$ 750,00. Esse é o preço que você deve cobrar para manter sua instituição financeiramente saudável. O preço de tabela precisa ser um pouco mais alto para permitir negociações, descontos etc.

5)      Vai oferecer bolsas ou descontos? Temos que calcular o valor disso!

Essa opção está diretamente ligada à estratégia de marketing e captação de alunos da sua escola. Calcule o desconto médio fazendo uma média aritmética do percentual de bolsa que será oferecido a cada aluno. Depois disso, defina se você quer aumentar ou diminuir as bolsas.

Encontrando o preço de tabela: valor final!

Depois de ter todos os outros valores definidos, é bem fácil calcular o preço final. Para isso, basta fazer uma regra de três simples. Assim:

Considere o valor que você dará de desconto como a “parte restante” em relação à margem para esse tipo de negociação. Ou seja: se você definiu que a margem para descontos é de 25%, então o valor do desconto sobre o total da mensalidade será equivalente a 75% do total.

A regra de três ficará mais ou menos assim:

R$ 750 (valor incluindo margem de lucro) ———— 75%

X (valor “de tabela”) —————— 100%

Nesse exemplo, o valor de tabela e o oficial a ser apresentado para o mercado seriam de R$ 1.000. Pronto, agora você tem o valor da mensalidade para divulgar na sua campanha de matrículas.

Com isso, todas as ferramentas necessárias para fazer o reajuste de mensalidade escolar para o ano que vem estão à sua disposição.

Uma vez que você já está com tudo isso em mãos, como comunicar esse reajuste às famílias?

Bem, o mais importante é alinhar com o seu time de marketing uma estratégia sobre a melhor forma de divulgar esse ajuste. É sempre importante usar palavras que encantem o cliente, mesmo sendo uma notícia que “dói” no bolso.

Conte as vantagens e as melhorias previstas para a sua escola, como forma de justificar o aumento da mensalidade. Sempre use um tom de voz próximo, leve e objetivo. Afinal de contas, seu cliente precisa de transparência para confiar ainda mais na sua instituição.

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