5 pilares da gestão financeira para escolas

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A gestão financeira de uma instituição de ensino envolve muitos desafios e, para que essa engrenagem complexa possa funcionar corretamente, as ações devem estar bem desenhadas; o time de colaboradores alinhado e suas tarefas bem definidas para que não se perca tempo em atividades que demandam muito esforço e trazem poucos resultados.

No que tange à gestão financeira, o cenário não é muito diferente: é preciso monitorar a entrada e saída de dinheiro na instituição, saber definir suas prioridades, manter a inadimplência sob controle e muito mais. Continue a leitura e veja quais são os 5 pilares fundamentais para ter uma gestão financeira eficiente!

5 pilares para uma boa gestão financeira

1. Calcule corretamente os gastos da sua instituição

Todo dinheiro que entra e todo dinheiro que sai, precisa passar pelos olhos do gestor, assim, é possível saber o que está acontecendo em sua escola e ter bases sólidas para tomar as decisões financeiras da instituição.

Para calcular os gastos, o gestor precisa levantar o custo total da instituição, que é composto pelos custos diretos somados aos custos indiretos. Os custos diretos são aqueles relacionados aos gastos realizados em função do principal público da escola: os alunos. Veja abaixo como calcular os gastos da sua instituição:

Para calcular os custos diretos você deve levar em consideração os gastos com os salários dos professores, os materiais utilizados no dia a dia e encargos pagos
Para calcular os custos indiretos você deve levar em consideração os custos fixos, com: o salário do pessoal da secretaria e demais funções

2. Resuma as entradas e saídas

Para alcançar uma administração financeira de sucesso, o gestor precisa saber realizar um bom planejamento, mapear as entradas e saídas de dinheiro e conseguir definir prioridades para garantir que o orçamento da escola seja gasto nas necessidades reais da instituição.

Sabendo tudo o que entra e sai do caixa da sua escola, você pode antever problemas e se preparar para momentos de crise sem prejudicar qualquer área ou deixar de investir na qualidade do ensino. Veja abaixo como resumir as entradas e saídas da sua instituição:

Organize todos os documentos financeiros (notas fiscais,planilhas de pagamentos, controles de taxas de inadimplência,etc)
Faça relatórios quinzenais ou mensais das entradas e saídas de dinheiro da sua instituição
Elabore um plano com as previsões de recebimentos e gastos ao longo do mês, semestre ou ano
Defina prioridades de investimentos de acordo com o plano de gastos da instituição

3. Acompanhe as métricas para tomada de decisões

Para que as decisões sejam tomadas de forma coerente e segura, todos os sócios e responsáveis pela gestão precisam saber de tudo que acontece na sua instituição.

O gestor financeiro tem um papel fundamental nesse processo, porque, além da visão financeira da instituição, ele deve entender melhor os assuntos internos e saber como relacionar corretamente as questões financeiras com as questões educacionais. Veja abaixo como acompanhar as métricas da sua instituição:

Defina indicadores chave para a saúde financeira da instituição
Organize os indicadores num único painel ou dashboard
Acompanhe os números diariamente para ter controle dos indicadores

4. Defina os orçamentos por centro de custo

Uma gestão que conheça bem a rotina da sua instituição e interaja entre as áreas fará toda diferença no desenvolvimento da sua escola.

Para isso, é necessário dividir o orçamento em centros de custo – fazendo isso o gestor pode priorizar ações de melhorias de acordo com o projeto político pedagógico da instituição e consegue otimizar as ações que consomem tempo e não trazem resultados. Veja abaixo como definir os orçamentos da sua instituição:

Calcule os custos de cada setor individualmente
Estime um valor para que você realize as ações e atividades
Monitore a organização feita para definir os orçamentos e caso tenha ultrapassado do valor planejado, entenda o motivo

5. Mantenha a inadimplência sob controle

Grande parte das instituições particulares fazem seu planejamento financeiro e suas projeções orçamentárias com base no faturamento do ano anterior, por isso, a importância de manter a inadimplência sob controle vai muito além de saber quais pais estão ou não em dia com a mensalidade escolar.

A taxa de inadimplência impacta diretamente o orçamento da instituição, por isso é importante mantê-la sob controle! Veja abaixo como controlar a inadimplência:

Tenha uma equipe de cobrança preparada
Monitore mensalmente quais pais estão inadimplentes para que a gestão estabeleça ações de reversão antes que o problema vire uma bola de neve
Negocie com a família e entenda a situação em que ela se encontra
Garanta o recebimento das mensalidades sendo uma parceira da Arcopay

Cuide da gestão financeira da sua instituição!

Uma gestão eficaz, direta e competente é capaz de otimizar processos para impactar positivamente todas as áreas da instituição de ensino. Esses 5 pilares são o pontapé inicial do processo de organização e otimização da rotina financeira da sua escola, então comece a colocá-los em prática hoje mesmo para alcançar resultados melhores!

Saiba mais

Este artigo foi escrito pela Arcopay, parceira da Conquista. A Arcopay cuida da gestão das escolas por meio de soluções que dão previsibilidade de caixa e estabilidade no financeiro das instituições. Para saber mais, acesse o site.