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A gestão financeira de uma instituição de ensino envolve muitos desafios e, para que essa engrenagem complexa possa funcionar corretamente, as ações devem estar bem desenhadas; o time de colaboradores alinhado e suas tarefas bem definidas para que não se perca tempo em atividades que demandam muito esforço e trazem poucos resultados.

No que tange à gestão financeira, o cenário não é muito diferente: é preciso monitorar a entrada e saída de dinheiro na instituição, saber definir suas prioridades, manter a inadimplência sob controle e muito mais. Continue a leitura e veja quais são os 5 pilares fundamentais para ter uma gestão financeira eficiente!

5 pilares para uma boa gestão financeira

1. Calcule corretamente os gastos da sua instituição

Todo dinheiro que entra e todo dinheiro que sai, precisa passar pelos olhos do gestor, assim, é possível saber o que está acontecendo em sua escola e ter bases sólidas para tomar as decisões financeiras da instituição.

Para calcular os gastos, o gestor precisa levantar o custo total da instituição, que é composto pelos custos diretos somados aos custos indiretos. Os custos diretos são aqueles relacionados aos gastos realizados em função do principal público da escola: os alunos. Veja abaixo como calcular os gastos da sua instituição:

• Para calcular os custos diretos você deve levar em consideração os gastos com os salários dos professores, os materiais utilizados no dia a dia e encargos pagos
• Para calcular os custos indiretos você deve levar em consideração os custos fixos, com: o salário do pessoal da secretaria e demais funções

2. Resuma as entradas e saídas

Para alcançar uma administração financeira de sucesso, o gestor precisa saber realizar um bom planejamento, mapear as entradas e saídas de dinheiro e conseguir definir prioridades para garantir que o orçamento da escola seja gasto nas necessidades reais da instituição.

Dessa forma, sabendo tudo o que entra e sai do caixa da sua escola, você pode antever problemas e se preparar para momentos de crise sem prejudicar qualquer área ou deixar de investir na qualidade do ensino. Veja abaixo como resumir as entradas  e saídas da sua instituição:

• Organize todos os documentos financeiros (notas fiscais,planilhas de pagamentos, controles de taxas de inadimplência,etc)
• Faça relatórios quinzenais ou mensais das entradas e saídas de dinheiro da sua instituição
• Elabore um plano com as previsões de recebimentos e gastos ao longo do mês, semestre ou ano
• Defina prioridades de investimentos de acordo com o plano de gastos da instituição

3. Acompanhe as métricas para tomada de decisões

Para que as decisões sejam tomadas de forma coerente e segura, todos os sócios e responsáveis pela gestão precisam saber de tudo que acontece na sua instituição.

O gestor financeiro tem um papel fundamental nesse processo, porque, além da visão financeira da instituição, ele deve entender melhor os assuntos internos e saber como relacionar corretamente as questões financeiras com as questões educacionais. Veja abaixo como acompanhar as métricas da sua instituição:

• Defina indicadores chave para a saúde financeira da instituição
• Organize os indicadores num único painel ou dashboard
• Acompanhe os números diariamente para ter controle dos indicadores

4. Defina os orçamentos por centro de custo

Uma gestão que conheça bem a rotina da sua instituição e interaja entre as áreas fará toda diferença no desenvolvimento da sua escola.

Para isso, é necessário dividir o orçamento em centros de custo – fazendo isso o gestor pode priorizar ações de melhorias de acordo com o projeto político pedagógico da instituição e consegue otimizar as ações que consomem tempo e não trazem resultados. Veja abaixo como definir os orçamentos da sua instituição:

• Calcule os custos de cada setor individualmente
• Estime um valor para que você realize as ações e atividades
• Monitore a organização feita para definir os orçamentos e caso tenha ultrapassado do valor planejado, entenda o motivo

5. Mantenha a inadimplência sob controle

Grande parte das instituições particulares fazem seu planejamento financeiro e suas projeções orçamentárias com base no faturamento do ano anterior, por isso, a importância de manter a inadimplência sob controle vai muito além de saber quais pais estão ou não em dia com a mensalidade escolar.

A taxa de inadimplência impacta diretamente o orçamento da instituição, por isso é importante mantê-la sob controle! Veja abaixo como controlar a inadimplência:

• Tenha uma equipe de cobrança preparada
• Monitore mensalmente quais pais estão inadimplentes para que a gestão estabeleça ações de reversão antes que o problema vire uma bola de neve
• Negocie com a família e entenda a situação em que ela se encontra
• Garanta o recebimento das mensalidades sendo uma parceira da Arcopay

Cuide da gestão financeira da sua instituição!

Uma gestão eficaz, direta e competente é capaz de otimizar processos para impactar positivamente todas as áreas da instituição de ensino. Esses 5 pilares são o pontapé inicial do processo de organização e otimização da rotina financeira da sua escola, então comece a colocá-los em prática hoje mesmo para alcançar resultados melhores!

Saiba mais

Este artigo foi escrito pela Arcopay, parceira da Conquista. A Arcopay cuida da gestão das escolas por meio de soluções que dão previsibilidade de caixa e estabilidade no financeiro das instituições. Para saber mais, acesse o site.

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