Como organizar as finanças da escola?

Tempo estimado de leitura: 4

É um grande desafio organizar as finanças da escola, principalmente quando falamos de instituições privadas. Isso exige um equilíbrio de diferentes contas: folha de pagamento, fornecedores, luz, água, telefone, material didático etc.

Sabemos que uma gestão financeira escolar eficiente permite que você, gestor, trabalhe com tranquilidade e mantenha o foco no crescimento ou no investimento em melhorias para a sua escola, seja na infraestrutura, seja na operação.

Mas como se organizar para ter uma previsibilidade de orçamento no fim do mês? O que fazer quando as atividades diárias impedem a criação de um planejamento financeiro estratégico?

Essas e muitas outras perguntas vão ser respondidas ao longo deste artigo. Separamos aqui algumas técnicas e ideias para você organizar as finanças da escola, de acordo com as necessidades do seu dia a dia. Continue a leitura!

Equilibrando as contas: conciliando a gestão financeira escolar com atividades do dia a dia

O diretor de um colégio é muito mais do que apenas um gestor financeiro. Ele é um líder que resolve as necessidades dos três pilares da comunidade escolar: alunos, professores e famílias.

Com tamanha responsabilidade, acabam sobrando poucas oportunidades para pensar na organização das finanças. Então, a fim de resolver esse desafio, primeiro é importante refletir sobre a otimização de tempo. E o que isso significa?

Organizar os prazos e as tarefas do dia a dia, criando uma rotina

Estipule na sua agenda um horário para analisar os gastos e as necessidades de cada setor. Escolha um momento em que você tem mais tranquilidade durante o expediente.

Criar um cronograma financeiro e organizar o fluxo de caixa

Faça uma lista para contar gastos básicos (itens essenciais para o funcionamento geral da escola, como água, luz, telefone e internet), custos necessários (salários de professores e demais colaboradores) e imprevistos (despesas esporádicas, que não trazem retorno para a escola).

Dar um check no que já está feito e no que ainda está em resolução

Além disso, monte uma planilha para anotar os gastos. Isso também contribui para a visualização de todas as entradas e saídas.

Esses passos vão ajudar você a colocar as despesas em ordem, a produzir relatórios eficientes e a ter uma noção maior do orçamento disponível para investimento.

Outra coisa importante é manter todos os recibos e notas fiscais em uma pasta específica, referente àquele ano-calendário. Você pode inserir esses arquivos na própria planilha digital ou em uma pasta de documentos físicos.

Escolas parceiras Conquista têm acesso, na plataforma ConX, a essas e outras ferramentas de organização.

Sistemas de gestão escolar podem deixar a sua organização financeira mais eficiente

Se quiser otimizar ainda mais esses processos, os sistemas de gestão escolar são soluções eficazes. Eles personalizam o atendimento, ajudam a minimizar a burocracia e oferecem relatórios com dados apurados de acordo com a sua necessidade.

“Com um sistema financeiro, é possível visualizar as próprias despesas de forma clara e unificada, a fim de identificar oportunidades e se planejar para o futuro”, afirma Marcelo Brito, responsável financeiro pelas operações de software no Isaac, Activesoft e ClassApp.

Dessa forma, o gestor tem mais tempo para focar outros pontos de contato, como o bem-estar dos alunos e a relação família-escola.

Ainda segundo Marcelo, o sistema de gestão também otimiza a automação de processos: “isso acontece através do lançamento do plano de cobrança integrado ao meio de pagamento (para gerar os boletos automaticamente) e com a sua conciliação após o pagamento”.

Assim, é possível auxiliar na diminuição da inadimplência, já que “a redução é viabilizada pela melhoria dos indicadores, o que permite a gestão e o acompanhamento dos principais casos, bem como a sua capacidade de recuperação após a cobrança feita aos clientes”, comenta o especialista.

Dicas essenciais para diminuir a inadimplência no pagamento de mensalidades

Um dos maiores desafios de gestão é a inadimplência. Na hora de organizar as finanças da escola, a falta de pagamento em dia acaba prejudicando bastante. Se o índice de inadimplência estiver acima de 10%, esse fator já pode ser considerado preocupante.

Como calcular o índice de inadimplência?

O índice de inadimplência pode ser calculado a cada mês, trimestre ou semestre. Tudo depende da periodicidade de pagamento das mensalidades.

Para determinar o percentual de atraso, basta dividir o total das mensalidades pendentes pelo total das mensalidades a receber.

O que fazer em caso de inadimplência?

O respeito, a compreensão e a atenção são habilidades primordiais em situações como essa. Afinal de contas, educação é um direito, e o aluno precisa ser resguardado.

Lembrete importante: nunca realize a cobrança de mensalidade por meio de bilhetes na agenda do estudante. Além de ser arriscado, isso pode causar constrangimentos e até problemas jurídicos.

Existem formas práticas de lidar com atrasos no pagamento. Separamos algumas delas para você levar em consideração:

Ofereça descontos e bolsas para os alunos que comprovem dificuldades financeiras – mas estipule um número de vagas que não impacte o orçamento do seu colégio.
Diversifique os métodos e as condições de pagamento: crédito, débito, parcelamento, pix etc.
Renegocie a dívida com as famílias, sempre pensando em uma opção viável para ambas as partes.
Organize um canal de comunicação que seja eficiente e acolhedor, e que não cause ruídos entre os pais e a escola. Sistemas de gestão escolar oferecem excelentes mecanismos nesse sentido.

Plataformas e sistemas de gestão financeira escolar eficazes

A Conquista faz parte de um dos maiores grupos educacionais do Brasil. Sendo assim, temos parcerias que podem potencializar o crescimento de sua escola, com soluções pedagógicas inovadoras, estratégicas e focadas em resultado.

Veja alguns tipos de dados relevantes produzidos por nossos parceiros:

Fluxo de caixa.
Relatório de inadimplência.
Relação de títulos de cobrança.
E muito mais!

Conheça dois sistemas de gestão financeira que são parceiros da Conquista e facilitam a vida do gestor na hora de organizar as finanças da escola:

Isaac

É a maior plataforma de solução financeira feita para escolas. Com ela, você conta com visibilidade de caixa e com relatórios de dados precisos, além de um suporte imediato para as famílias realizarem pagamentos de diversas formas.

Activesoft

É um software completo, seguro e integrado para a gestão das escolas. Ele oferece otimização de processos acadêmicos, financeiros e administrativos; redução e controle de inadimplência; segurança de dados, entre vários outros recursos!

Quer entender como aplicar a solução Conquista em sua escola e, assim, garantir acesso a essas plataformas? Fale com um de nossos consultores!