Campanha de Matrículas: 10 dicas para conquistar novos alunos e preservar os antigos

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Atrair e fidelizar alunos pode ser um desafio para as escolas. Porém, com o planejamento correto, a Campanha de Matrículas pode ajudar a instituição a conquistar novos estudantes e manter os alunos já matriculados.

Não sabe por onde começar? Nós vamos ajudá-lo.

Segundo a gestora e influenciadora do perfil Dona de Escolinha, Grace Klayn, “o jogo para trazer novos alunos muda a cada novo momento de matrícula, e o que antes era comum para escolas,  os outdoors e panfletos, hoje se fez obsoleto”.

Pensando nisso, preparamos 10 dicas que vão facilitar seu planejamento para a Campanha de Matrículas, oferecer novas ideias de como agir nesse momento e ajudá-lo a fidelizar os alunos matriculados. Confira:

1 – Defina os objetivos da campanha

O planejamento é a base de tudo.

Tenha em mente que, antes de iniciar a Campanha de Matrículas, sua escola precisa estabelecer alguns objetivos. Assim, você pode traçar um plano de ação para atingir sua meta.

São eles:

• Quantos alunos preciso manter na escola?
• Quantos alunos preciso captar?
• Quantos meses vai durar a campanha? Qual será a meta de cada mês?

Para começar a Campanha de Matrículas com tudo, você pode contar com a planilha de metas que a Conquista preparou.

Lembre-se de que iniciar uma ação sem saber aonde quer chegar pode comprometer seu orçamento, desgastar as pessoas da equipe e não garantir os melhores números.

  2 – Conheça seu público

Após definir as metas de retenção e captação e olhar para a instituição, é hora de olhar para fora e analisar quem são as pessoas que você busca atingir.

Para conhecer bem seu público, faça pelo menos duas pesquisas de satisfação com as famílias durante o ano, uma no primeiro semestre e outra no segundo. Em seguida, identifique as famílias promotoras da marca. Então monte um plano de ação para reverter a situação das famílias neutras ou insatisfeitas.

Após essas ações, respondas às seguintes perguntas:

1. Qual é o perfil das famílias da minha escola?
2. Qual é a idade dos pais?

Identifique esses perfis e reúna os dados para traçar a persona (pessoas com quem quer falar) ideal para sua escola. Essas informações vão ser fundamentais para atingir as famílias certas!

 3 – Conheça seus concorrentes

Após identificar o público que quer atingir com sua campanha, conheça os concorrentes e as ações que eles realizam, ou seja, faça um benchmarking* das escolas da região.

Para ajudá-lo nessa análise, separamos as perguntas a seguir:

• Quais são os pontos fortes e fracos de seus concorrentes?
• Para quais escolas você tem perdido mais alunos e por qual motivo?
• De quais escolas você mais tem tirado alunos?
• Como a proposta de valor da escola se diferencia do concorrente?
• Quais são as razões para acreditar na sua escola?

 4 – Treine a equipe de atendimento

A secretaria é o coração da Campanha de Matrículas.

Um cliente tem 4 vezes mais chances de desistir de um produto ou serviço se encontrar um problema no atendimento.

Por isso, treinar sua equipe de atendimento é fundamental para que as pessoas que forem visitar a escola ou tirar dúvidas saiam de lá felizes e sem nenhum questionamento pendente. E, claro, fechando a matrícula.

Então, responda:

• Sua equipe de atendimento conhece o propósito da escola?
• Sua equipe sabe encantar as famílias que estão na escola? E as que estão visitando pela primeira vez?
• As pessoas da equipe conhecem os serviços que são oferecidos, os benefícios, os pontos fortes, etc.?

Com base nessas perguntas, você pode construir um plano de ação para treinar e capacitar sua equipe de atendimento.

 5 – Defina um calendário

O calendário vai ajudá-lo a definir um prazo de realização para cada atividade. Ou seja, quanto antes seu calendário for definido, maior será a chance de você executar as ações com excelência. É necessário planejamento.

Para isso, separamos as dicas a seguir:

• Crie uma “corrida de matrículas” para engajar a equipe escolar e comemore as metas alcançadas a cada período estabelecido – que pode ser semanal ou mensal.
• Acompanhe os resultados das ações e compartilhe o resultado periódico com toda a equipe. Rituais são muito importantes para engajar as equipes!

Se as pessoas tiverem clareza do processo, as ações terão mais assertividade.

6 – Vista a escola

Assim como o atendimento, a caracterização da escola é ser a primeira impressão que a família vai ter.

Toda vez que entrar na instituição, a família deve identificar que tudo e todos estão na mesma sintonia.
Por exemplo, a família olha um anúncio na internet ou recebe um panfleto de uma escola. Em seguida, vai até a escola e vê que a faixada está com todas as informações bem legíveis, com as cores da marca e o mesmo padrão do anúncio ou panfleto. Os professores, alunos e outros funcionários estão vestindo a camiseta da escola. Há um padrão em tudo que é relacionado àquela escola.

Confira alguns materiais importantes para a padronização da Campanha de Matrículas da instituição:

• Móbiles
• Faixa
• Outdoor
• Estampa para camiseta
• Flyers
• Anúncios

 7 – Invista na presença digital

Pesquisas apontam que 6 em cada 10 consumidores fazem buscas na internet antes de definir uma compra. Além disso, em 2020, o engajamento do Instagram cresceu certa de 30%. Nos últimos 5 anos, a busca por conteúdos em vídeo cresceu mais de 135%.

Embora algumas pessoas fiquem receosas quanto a como se inserir nesse mundo, é importante não apenas estar nele, mas saber como se posicionar nele. Para Grace Klayn, mostrar as atividades escolares nas redes sociais é fundamental, não só para atrair novos alunos, mas também para reter as famílias que já estão matriculadas.

“Além de realizar um trabalho criativo, coerente com a proposta pedagógica e alinhado à BNCC, é imprescindível comunicar esse trabalho na internet”.

Mas não é só estar na internet. É preciso fazer isso do jeito certo. E para ajudá-lo a planejar essa etapa do trabalho, separamos algumas dicas de plataformas para escola.

• Google Meu Negócio: com essa ferramenta, a escola para ser encontrada mais facilmente quando algum pai ou aluno fizer uma pesquisa no Google.
• Instagram e Facebook: com essas redes, é possível estreitar o relacionamento com as famílias, mostrando um pouco do dia a dia, publicar comunicados que ajudem as famílias e compartilhar e criar conteúdos sobre outros temas relevantes.
• YouTube e Pinterest: nessas redes, é possível disponibilizar conteúdo em formato de vídeo, no caso do YouTube, e em imagens, no Pinterest.

8 – Trabalhe o marketing de experiência

Após investir no treinamento da equipe de secretaria, vestir a escola e estar inserido no mundo digital, é hora de se dedicar a um ponto muito importante: a experiência do cliente.

O marketing de experiência, ou marketing sensorial, trabalha com as emoções do cliente. Quando um familiar visitar a escola, ele deve sair mais feliz do que entrou. Para que ele se encante, crie experiências incríveis tirando proveito dos cinco sentidos do corpo humano. Podem ser cenários visualmente bonitos, ambientes com cheiros marcantes, sons que remetem a algum local ou uma combinação de vários sentidos.

9 – Invista em mídia espontânea, faça boas parcerias

A mídia espontânea nada mais é que o espaço conquistado por marcas em veículos ou canais de comunicação, sem recompensa financeira. Nesse sentido, é importante ser relevante na comunidade e demonstrar interesse na vida “fora de escola”. Isso fará com que a comunidade escolar engaje com a instituição e trará valor para suas realizações.  Além disso, você pode fazer parcerias com estabelecimentos na região que são grandes polos de circulação de famílias (padarias, restaurantes, lojas e supermercados). Isso fará com que instituição seja mais vista e lembrada pelas famílias que frequentam esses locais.

 10 – Crie uma campanha para indicação de alunos

Por fim, você pode conquistar novos alunos usando a experiência e a recomendação dos que já estão matriculados. Crie uma campanha interna para que as famílias indiquem a escola entre as pessoas de seu convívio.

Valorize os pais que indicam outras famílias para a escola. Para engajar a comunidade, você pode oferecer um desconto na mensalidade ou na matrícula para cada família que indicar outra para a escola (caso seja concretizada a matrícula).

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* Benchmarking é um processo de estudo de concorrência, que pode ser uma análise profunda das melhores práticas usadas por empresas do setor e que podem ser replicadas em sua escola.